Riskhantering och internkontroll avseende den finansiella rapporteringen

Revisionskommittén har ett särskilt ansvar för att övervaka effektiviteten i riskhantering och internkontroll avseende den finansiella rapporteringen.

Kontrollmiljö

Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av den kontrollmiljö som har dokumenterats och kommunicerats i styrande dokument såsom interna policies om affärsetik, delegering av befogenheter, transaktioner med närstående och motarbetande av bedrägerier. Därutöver finns policies och instruktioner för redovisning och rapportering samt för intern kontroll och IT-säkerhet. Alla policies uppdateras regelbundet och distribueras genom ett system där nyckelpersoner bekräftar att dessa har implementerats inom deras ansvarsområde. För att skapa en effektiv kontrollmiljö måste det finnas tydliga strukturer för beslutsfattande och övervakning. Swedish Match har etablerat ett system för regelbundna möten som hålls mellan ledningen för koncernen, operativa enheter och lokala bolag där koncernens värderingar betonas.

Riskbedömning

Koncernen tillämpar en metod för riskbedömning och riskhantering för att säkerställa att de risker som koncernen är utsatt för hanteras inom det fastställda ramverket. Utifrån riskbedömningen definierar koncernen ett standardiserat kontrollsystem som syftar till att säkerställa ett effektivt åtgärdande av väsentliga risker avseende den finansiella rapporteringen. Dessa standardiserade kontroller ses över och uppdateras varje år. Varje operativ enhet ansvarar dessutom för att bedöma bolags­specifika risker och identifiera viktiga internkontroller som inte ingår i det standardiserade kontrollsystemet.

Kontrollaktiviteter

Cheferna för de operativa enheterna ansvarar för att etablera den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utifrån koncernens policies och riktlinjer. Kontrollaktiviteter är implementerade i alla affärsprocesser och system som levererar information till den finansiella rapporteringen för att säkerställa att informationen är tillförlitlig.

Information och kommunikation

Företagsledningen har inrättat kommunikationskanaler och forum för att skapa ett effektivt flöde av information om affärsvillkor och förändringar som påverkar den finansiella rapporteringen.

Övervakning

Koncernen följer upp efterlevnaden av styrande dokument i form av interna policies och riktlinjer samt utvärderar effektiviteten i kontrollstrukturen. Koncernens internrevision är etablerad med huvudsakligt syfte att utifrån ett oberoende perspektiv utvärdera internkontrollens effektivitet. Internrevisionens arbete baseras på riskdrivna planer men initieras också utifrån specifika förändringar och händelser. Chefen för internrevision rapporterar direkt till ordföranden i revisionskommittén och till CFO.

Finansiella rapporter lämnas varje månad, kvartal och år till ledningen för operativa enheter och koncernen genom ett gemensamt rapporterings- och konsolideringssystem. Ledningen, såväl den finansiella som operativa, går igenom den finansiella informationen och kontrollerar att den är fullständig och korrekt. Styrelsen får månatliga rapporter och vid varje ordinarie styrelsesammanträde behandlas koncernens ekonomiska situation. Rapporteringskommittén följer upp fullständigheten avseende upplysningsskyldigheten i de finansiella rapporterna.

Stockholm 21 februari 2012

Styrelsen för Swedish Match AB