Sammanträden
Styrelsen kallas till sex ordinarie sammanträden per år samt ett konstituerande sammanträde. Utöver de ordinarie sammanträdena kallas styrelsen till ytterligare sammanträden när styrelseledamot eller verkställande direktören så påkallar.
Vid det styrelsesammanträde där årsbokslutet presenteras deltar revisorerna för att meddela iakttagelser från revisionen. Revisorerna sammanträffar även med styrelsen utan närvaro av representanter från bolagets ledning.
Styrelsens ansvar
Styrelsen ansvarar i huvudsak för Swedish Match strategiska inriktning och fastställer koncernens långsiktiga finansiella plan, övervakar fortlöpande verksamheten samt säkerställer att det finns en tillfredsställande process för övervakning av att bolagets verksamhet bedrivs i enlighet med lagar och förordningar. Styrelsen fattar vidare beslut i frågor rörande investeringar och avyttringar samt granskar och godkänner bokslut.
Styrelsen utser och fastställer instruktioner för bolagets verkställande direktör och övervakar dennes arbete. Styrelsen fastställer vidare verkställande direktörens lön och annan ersättning inom ramen för av bolagsstämman fastställda riktlinjer.
Styrelsen ansvarar för att koncernens organisation är ändamålsenlig och utvärderar fortlöpande bolagets finansiella ställning, handläggningsrutiner samt riktlinjer för förvaltning och placering av bolagets medel. Styrelsen säkerställer även bolagets redovisning, interna kontroll och kvaliteten på den finansiella rapporteringen genom det system för intern kontroll som närmare beskrivs på sidan Riskhantering och internkontroll avseende den finansiella rapporteringen.
Styrelsens arbetsordning
Styrelsens arbetsordning fastställs årligen vid det konstituerande sammanträdet. Arbetsordningen innehåller bland annat föreskrifter om styrelseordförandens roll, instruktioner avseende arbetsfördelning mellan styrelse och verkställande direktören samt instruktioner för ekonomisk rapportering till styrelsen. Arbetsordningen föreskriver också att bolaget ska ha en revisionskommitté och en kompensationskommitté.
Styrelsens arbete under 2011
Antalet styrelsesammanträden under 2011 uppgick till sju, varav sex ordinarie sammanträden och ett konstituerande sammanträde.
Den vid årsstämman 2011 valda styrelsen höll sitt konstituerande sammanträde för 2011 samma dag som årsstämman, varvid styrelsen fattade beslut om styrelsens arbetsordning och instruktioner för kompensations- respektive revisionskommittén. Vidare fattade styrelsen sedvanliga beslut om att utse sekreterare (chefsjurist Fredrik Peyron) och firmatecknare samt att utse ledamöter i kompensations- respektive revisionskommittén.
Förutom uppföljning och kontroll av bolagets verksamhet och fördelning av överskottsmedel har styrelsen i sitt arbete ägnat betydande tid åt bolagets organisation och ledande befattningshavares förmånsstrukturer samt åt uppföljning av bolagets verksamhetsmål och strategi.
Samtliga sammanträden under året har följt en godkänd agenda. Inför varje sammanträde har förslag till agenda, inklusive eventuell dokumentation för varje punkt på agendan, skickats till styrelsen. Bolagets revisorer deltog vid styrelsens sammanträde i februari 2011 för att presentera revisionsrapporten och iakttagelser från revisionen. I samband med styrelsens sammanträde i juni besöktes koncernens verksamhet i Norge.
Styrelsens ordförande
Styrelsens ordförande ansvarar för att organisera och leda styrelsens arbete och för att bevaka att styrelsen fullgör sina förpliktelser. Styrelsens ordförande ska genom fortlöpande kontakter med den verkställande direktören följa koncernens verksamhet och utveckling och säkerställa att styrelsen löpande får den information som är nödvändig för att styrelsearbetets kvalitet upprätthålls och att styrelsens arbete utövas enligt aktiebolagslagen.
Ordföranden ansvarar också bland annat för att vidarebefordra ägarnas åsikter till styrelsen. Under 2011 har Conny Karlsson varit styrelsens ordförande.