»När jag läser upp revisionsberättelsen på Swedish Match bolagsstämma, då känns det mycket tydligt att jag fullgör ett förtroendeuppdrag för koncernens nära 100 000 aktieägare. Det är alltid en viss spänning och högtidlighet i luften, litet av sanningens minut«. Så berättar Åke Danielsson, ordinarie revisor i Swedish Match tillsammans med Göran Tidström och revisorssuppleanten Claes Dahlén, samtliga från ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers.
System i fokus för granskning
Revisionsarbetet i Swedish Match engagerar ett hundratal revisorer under den mest hektiska tiden från september in i februari. 24 revisorsteam i 15 länder arbetar mer eller mindre kontinuerligt med granskning av räkenskaper, kontroll- och rapporteringssystem.
Bertil Raihle, Swedish Match, och Claes Janzon, revisor hos ÖhrlingsPricewaterhouse- Coopers är nyckelpersoner i processen. Bertil Raihle därför att han som koncerncontroller arbetar med koncernens ekonomiska rapportering på huvudkontoret, och Claes Janzon som ansvarig och sammanhållande av alla de 24 revisorsteamen. De båda rapporterar sedan vidare till sina respektive uppdragsgivare, koncernens ekonomioch finansdirektör Sven Hindrikes och de båda ordinarie revisorerna Åke Danielsson och Göran Tidström.
»I en stor koncern som Swedish Match blir arbetet till stor del systemgranskning, inte så mycket att vi sitter och fingranskar order eller fakturor.«
De hinner knappt pusta ut efter bolagsstämman förrän arbetet drar igång igen i maj med planeringsmöten. »Vi diskuterar då om vi ska fokusera granskningen på några särskilda områden, till exempel mot bakgrund av större strukturella förändringar i koncernen, förändringar i lagstiftning eller regelverk eller om förra årets revision visade behov av specialinsatser«, säger Bertil Raihle.
SÅDANA »TEMAN« I REVISIONEN kan vara genomgångar av it-systemens ändamålsenlighet och säkerhet, en specialgranskning av lagervärderingen eller faktureringssystemens kvalitet. »I en stor koncern som Swedish Match blir arbetet till stor del systemgranskning, inte så mycket att vi sitter och fingranskar order eller fakturor«, säger Claes Janzon, som också har en för Swedish Match viktig specialistkompetens inom amerikansk redovisning.
Nu gör man detta också, men mer som stickprov. Revisorerna besöker till exempel lagerlokaler och kontrollerar flödena där och värderingen av varorna. Men systemens kvalitet står i fokus: vem har rätt att mata in information i systemen, hur kontrolleras att de blir rätt, hur är lagerflödet kopplat till orderinformation, kundfordringar, kundreskontra, och hur håller man koll på kvaliteten och värdet i lagren. Viktig är också granskningen av de finansiella transaktionerna och riskbedömningen av dessa liksom redovisningsprincipernas standard och efterlevnad.
»Som revisorer skall vi kontrollera att bolaget har kontroll och arbetar ambitiöst med att begränsa riskerna i verksamheten, stora som små«, fortsätter Claes Janzon.
EFTER SEMESTRARNA DRAR arbetet igång när de 24 revisionsteamen har fått sina instruktioner, fem i Sverige, två i USA och resten koncentrerade i stora Swedish Match-länder som till exempel Holland och Indien. Ett särskilt team finns i London för granskning enligt de amerikanska reglerna.
»Som revisorer skall vi kontrollera att bolaget har kontroll och arbetar ambitiöst med att begränsa riskerna i verksamheten, stora som små.«
Den granskningen resulterar i det så kallade 20Fdokumentet, en årsredovisning som måste lämnas till den amerikanska Finansinspektionen, Securities and Exchange Commission. Totalt är ett 100-tal revisorer inblandade i granskningen av Swedish Match alla bolag världen runt. I november kommer rapporter från de olika revisionsteamen. Det kan vara 400–500 sidor enligt en strikt rapportmall som strömmar in på mail i Stockholm. Claes Janzon sammanställer sedan rapporter till Bertil Raihle och Sven Hindrikes. Vid möten reder man då ut olösta frågor och skickar ut instruktioner till redovisningschefer och revisorer på fältet för uppföljningsarbete.
Bokslutsgranskningen börjar tidigt i januari. Alla revisionsteamen arbetar för högtryck och inom några veckor rapporteras granskningen in från alla lokala bolag. Parallellt arbetar en koncernredovisningsgrupp med sammanställandet av bokslutet för koncernen. Vid pass 5 februari sker ett avrapporteringsmöte för fastställandet av bokslutet. »Vi har ett antal möten i januari och början på februari. Det blir det många sena kvällar för att klara öppna frågor och finslipa siffrorna inför styrelsens bokslutsmöte kring den 10 februari då revisorerna är med«, berättar Bertil Raihle.
Då har redan granskningen av årsredovisningen börjat. Det arbetet pågår under januari och februari. Utöver detta har Swedish Match, som noterat bolag i USA, kravet att inom sex månader från årets utgång sammanställa det digra 20F-dokumentet enligt amerikanska redovisningsstandards, US GAAP. Där spelar specialteamet i London huvudrollen på revisorssidan.
Bertil Raihle rycker ut Redovisningsrådets rekommendationer ur bokhyllan – 350 sidor – och pekar sedan på en rad pärmar, »det här ska vi också följa, cirka 4 000 sidor amerikanska normer! Det är utomordentligt väl genomtänkta och detaljerade, de tvingar till en krävande intellektuell genomarbetning av redovisningen«.
DE AMERIKANSKA reglerna hamnar ibland i konflikt med de svenska. I Sverige hyllar vi försiktighetsprincipen, medan den amerikanska grundinställningen är marknadsvärdering. Därför måste Swedish Match redovisa enligt bägge systemen med förklaringar till avvikelserna. Detta redovisas i ett särskilt avsnitt som en not i årsredovisningen.
Det säger sig självt att revisorsorganisationen får en mycket bred och djup kunskap om koncernen och dess verksamhet. »Därför är det naturligt att vi använder dem för en rad uppdrag av konsultkaraktär. Vi behöver deras hjälp vid till exempel redovisningsfrågor vid förvärv, rådgivning i skattefrågor och hantering av krångliga bokföringstransaktioner i internationella affärer.
Därtill har revisorerna stor kunskap om rapport- och kontrollsystem, vilket vi kan utnyttja i den ständiga utvecklingen av våra egna administrativa system«, slutar Bertil Raihle.