Riskhantering och internkontroll avseende den finansiella rapporteringen

Styrelsen ansvarar enligt den svenska aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning för den interna kontrollen.

Revisionskommittén har ett särskilt ansvar för att övervaka effektiviteten i riskhantering och internkontroll avseende den finansiella rapporteringen. Denna rapport beskriver koncernens system för internkontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen.

Kontrollmiljö

Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av den kontrollmiljö som har dokumenterats och kommunicerats i styrande dokument. Dessa dokument inkluderar interna policies om affärsetik, delegering av befogenheter, transaktioner med närstående och bedrägerihantering. Därutöver finns policies och instruktioner för redovisning och rapportering samt för intern kontroll och IT-säkerhet. Alla policies uppdateras regelbundet och distribueras till nyckelpersoner som bekräftar att dessa har implementerats inom deras ansvarsområde. För att skapa en effektiv kontrollmiljö måste det finnas tydliga strukturer för beslutsfattande och övervakning. Swedish Match har etablerat ett system för regelbundna möten som hålls mellan ledningen för koncernen, operativa enheter och lokala bolag där koncernens värderingar betonas.

Riskbedömning

Koncernen tillämpar en metod för riskbedömning och riskhantering för att säkerställa att de risker som koncernen är utsatt för hanteras inom det fastställda ramverket. Utifrån riskbedömningen definierar koncernen ett standardiserat kontrollsystem som syftar till att säkerställa ett effektivt åtgärdande av väsentliga risker avseende den finansiella rapporteringen. Dessa standardiserade kontroller ses över och uppdateras varje år. Varje operativ enhet ansvarar dessutom för att bedöma bolagsspecifika risker och identifiera viktiga internkontroller som inte ingår i det standardiserade kontrollsystemet.

Kontrollaktiviteter

Cheferna för de operativa enheterna ansvarar för att etablera den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utifrån koncernens policies och riktlinjer. Kontrollaktiviteter är implementerade i alla affärsprocesser och ­system som levererar information till den finansiella rapporteringen för att säkerställa att informationen är tillförlitlig.

Information och kommunikation

Information och kommunikationskomponenten innefattar system och processer som bidrar till att information identifieras, dokumenteras och kommuniceras i ett format som möjliggör att anställda kan utföra sina uppgifter och att finansiell rapportering kan presenteras fullständig, korrekt och i rätt tid. Företagsledningen har inrättat kommunikationskanaler och forum för att skapa ett effektivt flöde av information om affärsvillkor och förändringar som påverkar den finansiella rapporteringen.

Övervakning

Koncernen följer upp efterlevnaden av styrande dokument i form av interna policies och riktlinjer samt utvärderar effektiviteten i kontrollstrukturen. Koncernens internrevision är etablerad med huvudsakligt syfte att utifrån ett oberoende perspektiv utvärdera internkontrollens effektivitet. Internrevisionens arbete baseras på årligen etablerade riskdrivna planer som uppdateras under året baserat på specifika förändringar och händelser som påverkar risken relaterat till systemet för internkontroll. Dessa planer granskas och godkänns av revisionskommittén och internrevision rapporterar regelbundet utfallet till revisions­kommittén och ledningen. Revisions­kommittén följer upp att åtgärder vidtas gällande rekommendationer att stärka internkontrollen avseende den finansiella rapporteringen. Chefen för internrevision rapporterar direkt till ordföranden i revisionskommittén och till finanschefen. Revisionskommittén får även regelbundna rapporter från den externa revisorn.

Finansiella rapporter lämnas varje månad, kvartal och år till ledningen för operativa enheter och koncernen genom ett gemensamt rapporterings- och konsolideringssystem. Ledningen, såväl den finansiella som operativa, går igenom den finansiella informationen och kontrollerar att den är fullständig och korrekt. Styrelsen får månatliga rapporter och vid varje ordinarie styrelsesammanträde behandlas koncernens ekonomiska situation. Vid dessa styrelsesammanträden informerar ordföranden i revisionskommittén också styrelsen om revisionskommitténs arbete med att övervaka effektiviteten av internkontrollen avseende den finansiella rapporteringen. Rapporteringskommittén följer upp fullständigheten avseende upplysningsskyldig­heten i de finansiella rapporterna. 

Stockholm 16 februari 2017

Styrelsen för Swedish Match AB

Källa: Swedish Match Årsredovisning 2016