Internkontroll avseende den finansiella rapporteringen
Styrelsen ansvarar enligt den svenska aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning för den interna kontrollen.
Revisionskommittén har ett särskilt ansvar för att övervaka effektiviteten i riskhantering och internkontroll avseende den finansiella rapporteringen. Denna rapport beskriver koncernens system för internkontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen.
Kontrollmiljö
Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs av den kontrollmiljö som har dokumenterats och kommunicerats. Denna inkluderar Swedish Match uppförandekod samt interna policies och instruktioner för delegering av befogenheter, redovisning och rapportering, intern kontroll och informationssäkerhet. Alla styrande dokument uppdateras regelbundet och distribueras till nyckelpersoner som implementerar dessa inom sina ansvarsområden. Grundläggande för att skapa en effektiv kontrollmiljö är styrelsens, revisionskommitténs och ledningens åtagande att presentera tillförlitlig finansiell rapportering. Swedish Match har etablerat en tydlig struktur för beslutsfattande och uppföljning, inklusive regelbundna möten mellan ledningen för koncernen, operativa enheter och lokala bolag där koncernens värderingar betonas.
Riskbedömning
Koncernen tillämpar en metod för riskbedömning och riskhantering för att säkerställa att de risker som koncernen är utsatt för hanteras inom det fastställda ramverket. Utifrån riskbedömningen definierar koncernen ett standardiserat kontrollsystem som syftar till att säkerställa tillförlitlig bokföring och rapportering samt skyddande av materiella och immateriella tillgångar. Dessa standardiserade kontroller ses över och uppdateras varje år. Varje operativ enhet ansvarar dessutom för att bedöma bolagsspecifika risker och identifiera viktiga internkontroller som inte ingår i det standardiserade kontrollsystemet.
Kontrollaktiviteter
Cheferna för de operativa enheterna ansvarar för att etablera den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utifrån koncernens standardiserade kontroller samt avseende materiella bolagsspecifika finansiella rapporteringsrisker. Kontrollaktiviteter är implementerade i alla affärsprocesser och system som levererar information till den finansiella rapporteringen för att säkerställa att informationen är tillförlitlig.
Information och kommunikation
Information och kommunikationskomponenten innefattar system och processer som bidrar till att information identifieras, dokumenteras och kommuniceras i ett format som möjliggör att anställda kan utföra sina uppgifter och att finansiell rapportering kan presenteras fullständig, korrekt och i rätt tid. Företagsledningen har inrättat kommunikationskanaler och forum för att skapa ett effektivt flöde av information om affärsvillkor och förändringar som påverkar den finansiella rapporteringen. Swedish Match uppförandekod uppmanar anställda att vidta åtgärder och rapportera situationer som inte är förenliga med uppförandekodens riktlinjer och förbjuder repressalier mot den som rapporterar detta.
Övervakning
Koncernen följer upp efterlevnaden av styrande dokument i form av interna policies och riktlinjer samt utvärderar effektiviteten i kontrollstrukturen. Finansiella rapporter lämnas varje månad, kvartal och år till ledningen för operativa enheter och koncernen genom ett gemensamt rapporterings- och konsolideringssystem. Ledningen, såväl den finansiella som operativa, går igenom den finansiella informationen och kontrollerar att den är fullständig och korrekt. Styrelsen får månatliga rapporter och vid varje ordinarie styrelsesammanträde behandlas koncernens ekonomiska situation. Vid dessa styrelsesammanträden informerar ordföranden i revisionskommittén också styrelsen om revisionskommitténs arbete med att övervaka effektiviteten av internkontrollen avseende den finansiella rapporteringen. Rapporteringskommittén följer upp fullständigheten avseende upplysningsskyldigheten i de finansiella rapporterna.
Koncernens internrevision är etablerad med huvudsakligt syfte att utifrån ett oberoende perspektiv utvärdera internkontrollens effektivitet. Internrevisionens arbete baseras på årligen etablerade riskdrivna planer som uppdateras under året baserat på specifika förändringar och händelser som påverkar risken relaterat till systemet för internkontroll. Dessa planer granskas och godkänns av revisionskommittén och internrevision rapporterar regelbundet utfallet till revisionskommittén och ledningen. Revisionskommittén följer upp att åtgärder vidtas gällande rekommendationer att stärka internkontrollen avseende den finansiella rapporteringen. Chefen för internrevision rapporterar direkt till ordföranden i revisionskommittén och till finanschefen. Revisionskommittén får även regelbundna rapporter från den externa revisorn.
Stockholm 11 februari 2020
Styrelsen för Swedish Match AB
Källa: Swedish Match Årsredovisning 2019
