För dig som är representant för en leverantör, mediakontakt, företagskund eller annan samarbetspartner till Swedish Match
Vilka personuppgifter och varför?
Som ett led i vår affärsverksamhet kan vi komma att behandla uppgifter om dig.
Uppgifterna kan vi ha fått ta del av från din arbetsgivare i de fall vi har ett avtal eller annan affärsrelation med denne såsom i de fall du förekommer som firmatecknare eller uppges vara kontaktperson för ett visst avtal eller i en viss fråga. Vidare kan vi ha fått uppgifterna direkt från dig själv genom att du kontaktat oss via telefon, mailat oss eller gett ditt visitkort (eller andra kontaktuppgifter) till någon av Swedish Match representanter. Insamling av dessa typer av uppgifter kan även ske när vi själva samlar in information genom sökningar för att få fram kontaktpersoner på bolag vi har, eller vill etablera, en affärsrelation med.
De uppgifter vi typiskt sett behandlar om dig är din e-postadress, ditt namn, ditt telefonnummer, din arbetsplats och din titel. Om ditt företag har en kundrelation med Swedish Match behandlar vi även uppgifter relaterade till kundärendet såsom kundnummer, lösenord för kundkonto, anteckningar om aktiviteter i ärendet, preferenser och orderhistorik, transaktionsdata, faktureringsuppgifter, betalningsinformation samt uppgifter relaterade till avtalssignering och genomförd kreditupplysning (i förekommande fall).
Om du har en affärsrelation med oss genom enskild firma kan, i tillägg till de uppgifter som nämns ovan, även ditt personnummer, kontonummer samt bostadsadress/fakturaadress behandlas om det behövs för att vi ska kunna identifiera dig som kund och uppfylla ändamålen enligt nedan.
Ändamålen med att vi behandlar dina personuppgifter är att vi ska kunna kommunicera med dig i syfte att bibehålla eller etablera en affärsrelation med dig och/eller den organisation som du representerar samt i förekommande fall fullgöra och administrera avtalsförhållandet med din arbetsgivare, hantera köp och leveranser, fakturor/betalningar och kommunicera med dig inom ramen för avtalsförhållandet. I tillämpliga fall behöver vi även behandla dina uppgifter i syfte att fullgöra våra förpliktelser enligt lag, exempelvis bokförings-, produktsäkerhets- och produktansvarslagen.
Våra rättsliga grunder för behandlingen är vårt avtal med dig eller organisationen du representerar (i förekommande fall) och/eller våra berättigade intressen av att kunna kommunicera med dig i din yrkesroll. Kommunikationen kan omfatta information hänförlig till din affärsrelation med Swedish Match, nyheter och evenemang som vi tror kan vara av intresse för dig och sker som ett led i vårt syfte att bibehålla eller upprätta en god affärsrelation med dig.
Behandling av sådana uppgifter som vi behöver för vår bokföring eller för att hantera rättsliga anspråk utförs i tillämpliga fall även med stöd av Swedish Match rättsliga förpliktelser enligt lag såsom bokförings-, produktsäkerhets- och produktansvarslagen.
Vi kan i samband med ingåendet av ett nytt avtal eller annat affärssamarbete komma att behöva samla in och behandla vissa ytterligare uppgifter om dig för det fall vi är skyldiga att göra det enligt särskilda regler som ställs kring ekonomiska sanktioner, exportkontroll, penningtvätt, finansiering av terrorism och marknadsmissbruk. Uppgifterna samlas in via vår leverantörs compliance system och kan omfatta uppgifter om publiceringar i media (inkl. foton), lagöverträdelser, personer i politisk utsatt ställning samt andra särskilda kategorier av personuppgifter som är relevanta för oss att ta del av för det aktuella sammanhanget. Uppgifter om lagöverträdelser som vi behandlar omfattar uppgift om eventuellt näringsförbud, penningtvätt eller annan brottslig gärning. Uppgifter om personer i politisk utsatt ställning omfattar information om huruvida du, någon till dig närstående eller någon av dina medarbetare är en så kallad person i politisk utsatt ställning samt i förekommande fall namn, personnummer och yrke/position för sådan politiskt utsatt person. Vårt lagstöd för denna behandling av personuppgifter är att vi i tillämpliga fall ska kunna iaktta de särskilda regler som ställs kring ekonomiska sanktioner, exportkontroll, penningtvätt, finansiering av terrorism och marknadsmissbruk samt kunna försvara oss mot rättsliga anspråk.
Hur länge sparar vi uppgifterna?
I de fall vi behandlar dina personuppgifter i syfte att fullgöra vårt avtal med den organisation som du representerar kommer vi att behandla uppgifterna så länge det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet samt utöva våra rättigheter och skyldigheter gentemot vår avtalspart. Därefter kan vi dock komma att spara vissa av dina personuppgifter under en längre tid om vi är skyldiga att göra det enligt lag (exempelvis för vår bokföring) eller bedömer att vi har rätt till det med stöd av en intresseavvägning.
Vi kan också komma att spara dina personuppgifter under längre tid om det är nödvändigt för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Vem delar vi dina personuppgifter till?
Swedish Match kan komma att dela dina personuppgifter till andra företag inom Swedish Match koncernen samt samarbetspartners vid t.ex. tillhandhållande av IT-tjänster. Dessa mottagare behandlar endast dina personuppgifter för vår räkning och enligt våra instruktioner. Swedish Match vidtar alla lämpliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med sådana utvalda mottagare.
Swedish Match kan också komma att dela dina personuppgifter till andra företag som behandlar dina personuppgifter självständigt utan att vi styr hur personuppgifterna behandlas. Vi lämnar endast ut dina uppgifter till sådana företag för att kunna uppfylla våra åtaganden mot dig. När dina personuppgifter delas med sådana företag som är självständigt personuppgiftsansvariga hanteras dina personuppgifter i enlighet med vad som anges i det företagets information om personuppgifter.
Swedish Match kan också komma att dela dina personuppgifter till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det eller vid misstanke om brott.
Var behandlar vi dina personuppgifter?
Dina personuppgifter kommer huvudsakligen att behandlas inom EU/EES, men kan även komma att överföras till ett land utanför EU/EES såsom USA, t.ex. om vi delar dina uppgifter med andra företag inom Swedish Match koncernen.
Swedish Match lämnar endast ut dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES om det finns rättslig grund och tillräckliga garantier för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt sätt. Swedish Match vidtar i så fall alla lämpliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.
Hur skyddar vi dina personuppgifter?
Swedish Match vidtar de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter.
Vilka är dina rättigheter?
Läs om dina rättigheter här: Vilka är dina rättigheter?
Kontakt, frågor och klagomål
Läs om hur du bl.a. kontaktar Swedish Match här: Kontakt, frågor och klagomål
